Warum Beteiligung und Mediation gemeinsam gedacht werden müssen – am Beispiel der kommunalen Wärmeplanung
Zusammenfassung aus einem Fachgespräch zwischen Melanie Peschel und Tomke Menger im Juli 2025
Die kommunale Wärmeplanung ist für viele Kommunen zur Mammutaufgabe geworden: fachlich, organisatorisch und kommunikativ. In einem Fachgespräch teilen Melanie Peschel (Stakeholder-Partizipation) und Tomke Menger (Konfliktmanagement & Mediation) ihre Erfahrungen aus der Praxis: Wann beginnt Beteiligung wirklich? Warum reichen Infoveranstaltungen nicht aus? Und wie lassen sich Vertrauen, Klarheit und Akzeptanz strategisch aufbauen – bevor Konflikte eskalieren?
Das vollständige Fachgespräch ist hier auf YouTube hinterlegt. Nachfolgend findet sich eine Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte.
FAQ über Stakeholder-Dialoge im Kontext Energie, Klima, Nachhaltigkeit
Weil Transformation ohne Beteiligung zum Papiertiger wird. Gerade im Klima- und Energiebereich betreffen Entscheidungen viele Menschen direkt - von Kommunalpolitik bis Bürgerinitiative, von Energiekonzern bis NGO. Stakeholder-Dialoge schaffen Verständnis, Vertrauen und Akzeptanz. Sie sind der Schlüssel, um aus Pflicht Kommunikation und aus Kommunikation Veränderung zu machen. Kurz: Wer Stakeholder übersieht, verpasst die Chance auf echten Fortschritt.
Neben klassischen Formaten wie Workshops und Bürgerveranstaltungen sind heute interaktive Formate gefragt: Barcamps, Open Space, Gamification-Elemente wie das Spiel „Keep Cool“ oder das „Klimapuzzle“. Auch Storytelling-Ansätze - etwa bei Science Slams oder in Podiumsgesprächen – wirken Wunder, um komplexe Themen verständlich und emotional anschlussfähig zu machen. Wichtig ist: Das Format muss zur Zielgruppe passen – und Spaß darf’s auch machen.
Top-Fehlerliste gefällig? Unklare Kommunikation, zu spätes Einbinden, fehlende Relevanz für die Teilnehmenden und, Klassiker, schlecht vorbereitete Moderation. Unser Tipp: Strategische Planung mit Stakeholder-Mapping, gutem Erwartungsmanagement und der richtigen Portion Empathie. Und ja, auch mal üben, mit Gegenwind umzugehen. Beteiligung ist kein Selbstläufer - aber mit Vorbereitung läuft sie besser.
Beteiligung ist mehr als Pflichtprogramm
Die gesetzliche Pflicht zur kommunalen Wärmeplanung (kWP) bringt klare Anforderungen mit sich. Aber wie gelingt es, daraus ein wirkungsvolles, akzeptiertes Vorhaben zu machen?
Melanie Peschel und Tomke Menger beschreiben aus ihrer Beratungspraxis, wie viele Kommunen zunächst rein technisch oder administrativ starten - und damit das Beteiligungsparadoxon auslösen:
„Zu Beginn gibt es wenig Konkretes, also beteiligt sich kaum jemand. Wird es konkreter, ist der Spielraum bereits begrenzt.“, Tomke Menger.
Dieses Paradoxon beschreibt einen klassischen Beteiligungsfehler: Wer zu lange wartet, bis Beteiligung „sinnvoll“ erscheint, verspielt wertvolles Vertrauen. Umgekehrt bedeutet das: Gute Beteiligung fängt nicht mit der Beteiligungsveranstaltung an - sondern mit der Haltung, dass Menschen frühzeitig eingebunden werden dürfen, auch wenn noch nicht alle Details stehen.
Der Partizipationswürfel als Navigationshilfe
Um Beteiligung strategisch zu denken, stellt Melanie den Partizipationswürfel vor. Ein pragmatisches Tool mit sechs Schlüsselfragen, das bei der Planung von Beteiligungsschritten Orientierung bietet:
- Wer soll beteiligt werden?
> Nicht pauschal „die Bürgerschaft“, sondern gezielt Akteure mit Multiplikatorenwirkung und Betroffene vor Ort. - Woran sollen sie beteiligt werden?
> Geht es um Stellungnahmen? Workshops? Feedback zu Zielszenarien? - Warum sollten sie sich beteiligen?
> Nur gesetzliche Pflicht? Oder gemeinsame Verantwortung für die Zukunft der Stadt? - Wie erfolgt die Beteiligung?
> Niedrigschwellige Formate, klare Anleitungen, auch abseits von Textformularen. - Wann ist Beteiligung möglich?
> Frühzeitig kommunizieren, welche Zeitfenster und Alternativen es gibt. - Wollen die Menschen sich überhaupt beteiligen?
> Oft übersehen, aber entscheidend. Nur wer sich ernst genommen fühlt, macht mit.
Diese sechs Fragen schaffen einen strukturierten Rahmen und eröffnen Raum für kluge Entscheidungen, bevor Widerstand entsteht.
Politischer Druck und innere Spannungen - unterschätzte Dynamiken
Ein zentraler Punkt, der häufig übersehen wird: Konflikte entstehen nicht nur zwischen Verwaltung und Bürgerschaft, sondern auch innerhalb der kommunalen Strukturen selbst.
Im Fachgespräch schildert Melanie den (fiktiven, aber realitätsnahen) Fall einer Stadt, in der die Verwaltung mitten in der Wärmeplanung steckt, während Teile des Gemeinderats das Thema öffentlich infrage stellen - obwohl es eine gesetzliche Verpflichtung gibt.
Solche widersprüchlichen Signale führen nicht nur zu Verwirrung in der Bevölkerung, sondern erschweren auch die interne Zusammenarbeit und blockieren konstruktive Beteiligungsprozesse. Hier zeigt sich: Kommunikation ist nicht nur extern wichtig, sondern muss auch innerhalb der Verwaltung und Politik strategisch und abgestimmt erfolgen. Eine gemeinsame Haltung stärkt nicht nur die Planung, sondern auch die Glaubwürdigkeit nach außen.
Mediation beginnt nicht erst im Konfliktfall
Tomke Menger bringt die Perspektive der Mediation ein und macht deutlich: Konfliktprävention beginnt weit vor der Eskalation. Besonders dann, wenn es „ans Portemonnaie“ geht, wie Melanie es treffend formuliert.
Was tun, wenn Bedenken emotional aufgeladen sind, bevor das Gespräch überhaupt beginnt?
Tomke verweist auf ein zentrales Prinzip: Zuhören vor Argumentieren. In vielen Prozessen werde zu schnell mit Fachwissen reagiert, obwohl das emotionale Ohr der Beteiligten noch gar nicht offen sei. Erst wenn Menschen sich verstanden fühlen, sind sie auch bereit zuzuhören. Und einzusteigen in die fachliche Auseinandersetzung.
Vertrauen sichtbar machen auf der Stadt-Website
Ein konkretes Beispiel aus dem Gespräch:
Statt bloßer Textabschnitte auf Beteiligungs-Websites könne ein persönliches Zitat der Bürgermeisterin mit Foto viel stärker signalisieren:
„Ihre Rückmeldung ist uns wichtig - und wir zeigen, was damit passiert.“
Das klingt simpel, hat aber große Wirkung. Es ist ein Zeichen von echter Wertschätzung und schafft einen menschlichen Anker in einem oft abstrakten Beteiligungsverfahren.
Solche kleinen Änderungen zeigen: Beteiligung muss nicht immer groß und aufwendig sein. Manchmal reicht schon ein Perspektivwechsel, um Bürger ernsthaft zu erreichen.
Beteiligung bringt mehr als Akzeptanz
Ein zentraler Punkt: Beteiligung ist kein Selbstzweck und keine Image-Maßnahme. Sie ist auch eine Chance für bessere Planung.
Denn:
„Die Bürger kennen ihre Stadt. Sie wissen, wo es klemmt. Sie haben Ideen, auf die man sonst nicht kommt.“ , Tomke Menger
Rückmeldungen aus der Bevölkerung können konkrete Hinweise liefern, Prioritäten verschieben und neue Lösungen ermöglichen. Vorausgesetzt, man fragt rechtzeitig - und wirklich offen.
Planung mit Flexibilität: Partizipation im 6-Monats-Takt
Neben dem Partizipationswürfel empfiehlt Melanie auch ein methodisches Vorgehen in 6-Monats-Rhythmen. Das erlaubt einerseits eine klare Struktur und andererseits genug Flexibilität, um kurzfristig auf Entwicklungen oder Konfliktdynamiken zu reagieren.
Gerade in lang laufenden Planungsverfahren wie der kommunalen Wärmeplanung ist es essenziell, Beteiligung nicht als einmaliges Event zu denken, sondern als lernenden Prozess. Schritt für Schritt, mit Reflexion und Raum für Kurskorrekturen.
Gemeinsame Empfehlungen aus dem Gespräch
Was Melanie und Tomke im Gespräch Kommunen mit auf den Weg geben:
- Frühzeitig starten! ...auch wenn noch nicht alle Fakten auf dem Tisch liegen.
- Beteiligung als strategischen Planungsprozess begreifen und nicht als Event oder Einzelmaßnahme.
- Emotional kommunizieren, denn Wärmeversorgung ist persönlich.
- Tools wie den Partizipationswürfel oder 6-Monats-Planung einsetzen.
- Vertrauen zeigen: durch Transparenz, Rückkopplung, persönliche Ansprache.
- Austausch fördern: Auch nicht perfekte Beispiele können andere Kommunen inspirieren.
- Und nicht zuletzt: Die Fehlerkultur im öffentlichen Sektor stärken. ASuch aus „normalen“ Praxisfällen kann viel gelernt werden.
Lust auf mehr?
Dann buch einen Kennenlern-Call für dein eigenes Beteiligungsprojekt. Denn wie wir wissen: „Wenn keiner mitmacht, ist doof.“ Und das wollen wir doch alle vermeiden, oder?
